Tugas dan Pekerjaan Sekretaris -Lebih dari Menarik!

Daftar Isi

Tugas dan pekerjaan sekretaris bisa dibilang lebih dari sekadar berpenampilan menarik. Seorang sekretaris dalam benak Anda mungkin adalah seorang wanita dengan penampilan cantik dan menarik. Mereka pun biasanya berpakaian rapi dan bersepatu hak tinggi.

Memang benar kebanyakan sekretaris punya penampilan menarik dan pada umumnya adalah seorang perempuan. Namun tahukah Anda bahwa seorang sekretaris punya tugas dan pekerjaan yang lebih daripada sekadar menjadi seseorang yang menarik?

Salah satu tugas sekretaris adalah memegang rahasia dan mendapatkan kepercayaan dari pemimpin guna menangani urusan kantor. Kemudian dilanjutkan mulai dari administrasi, mengatur jadwal pertemuan dan perjanjian, surat-menyurat dan kewajiban lainnya yang berkaitan dengan efektivitas tugas pemimpinnya.

1. Terampil berkomunikasi

Keterampilan dalam berkomunikasi mutlak diperlukan karena seorang sekretaris akan berhubungan dengan pimpinan, staff lain dalam perusahaan dan bahkan pihak eksternal perusahaan. Komunikasi ini sendiri mencakup komunikasi lisan, public speaking, dan tulisan. Di dalam banyak kesempatan, seorang sekretaris bahkan harus mewakili bosnya.

2. Mahir menggunakan komputer

Tidak pelak bahwa mahir menggunakan komputer adalah sebuah kewajiban dan tugas yang harus dilakukan seseorang dengan pekerjaan sekretaris. Ini dikarenakan sekretaris harus membuat surat, berkomunikasi online, teleconference, dan lainnya.

3. Terampil berpenampilan

Ini sudah disinggung di awal tadi. Ketika menjadi seorang sekretaris, tidak dituntut harus orang-orang yang punya kecantikan di atas rata-rata. Namun yang penting adalah punya penampilan yang baik dan mencerminkan dirinya. Seorang sekretaris harus terampil berpenampilan sesuai dengan lingkungan dan forumnya.

4. Terampil manajemen

Sekretaris termasuk asisten Bos. Maka dari itu, tugas seorang sekretaris mewajibkan dia dapat melakukan manajemen yang baik agar tugas Bos dapat berjalan secara efektif. Manajemen sendiri meliputi manajemen bisnis, perusahaan, dan tentu saja manajemen waktu baik bagi dirinya dan bagi sang pemimpin.

Anda yang ingin terjun dalam bidang pekerjaan sekretaris maka sebaiknya mengerti dulu apa-apa saja cakupan tugas dan pekerjaan sekretaris. Setidaknya tugas sekretaris terbagi menjadi tiga kategori dan dibagi lagi menjadi beberapa bagian pada masing-masing kategorinya.

1. Tugas Rutin

• Membuka surat masuk merupakan tugas harian seorang sekretaris.
• Mencatat pesan yang diucapkan atau didikte oleh pimpinan.
• Menerima tamu dan memastikan apakah tamu sudah janji dulu dan sebagainya.
• Menerima telepon masuk.
• Menyimpan arsip atau surat yang masuk secara rapi.
• Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan agar semuanya dikerjakan secara efektif.

2. Tugas Khusus

    Selain tugas rutin, seorang sekretaris juga punya tugas khususnya antara lain adalah sebagai berikut:

• Mengonsep surat perjanjian yang ditujukan pada klien, dengan tidak berat sebelah.
• Menyusun jadwal pertemuan bisnis dengan klien yang mencakup memilih tempat.
• Membeli kado dan cindera mata untuk klien yang sesuai strata klien.

3. Tugas Istimewa

    Seorang sekretaris harus mampu menjaga nama baik perusahaan dan pimpinannya, di antaranya adalah:

• Merapikan alat tulis milik pimpinannya.
• Meneruskan informasi dari pimpinan pada klien.
• Mewakili pimpinan ketika melakukan pemberian sumbangan apabila pimpinan berhalangan untuk hadir.
• Mengecek peralatan kantor apakah ada yang perlu diperbaiki atau diganti serta menginventaris seluruh peralatan.
• Mengingatkan pemimpin mengenai segala yang berkaitan dengan biaya perusahaan, tanggal pembayaran sampai dengan jumlah yang harus dibayar.
• Mendampingi pimpinan dalam rapat.
• Memeriksa uang muka dari pihak perusahaan yang akan diberikan sebagai uang kesejahteraan.

Tugas dan pekerjaan sekretaris bukan hanya mencatat dan mendampingi pemimpin saja. Seorang sekretaris dituntut untuk punya berbagai keterampilan yang berguna untuk pergerakan perusahaan itu sendiri. Jadi untuk memulai karir sebagai sekretaris tidak cukup hanya modal cantik saja.